La base de contacts est au cœur de Citipo. De nombreux outils comme les questionnaires ou les emailings y sont directement liés. Cet article a pour objectif de vous expliquer son fonctionnement général.
Qu'est ce qu'un contact Citipo ?
Sur Citipo, chaque contact est identifié de façon primaire par son adresse email. Cela signifie que l'ajout d'une nouvelle adresse email à la base de donnée génère la création d'une nouvelle fiche contact dédiée. Par extension, toutes les informations associées à une adresse email sont systématiquement fusionnées au sein de la même fiche contact.
En ajout de l'adresse email, les contacts sont identifiés par leur code postal. Le code postal permet de répartir les contacts au sein des projets locaux centrés sur un périmètre géographique précis.
La collecte de ces deux informations clés doit être au cœur de votre stratégie d'acquisition de nouveaux contacts. C'est la raison pour laquelle nous les demandons par défaut dans le bloc Newsletter de la page d'accueil de votre site. Nous vous conseillons également de rendre leur déclaration obligatoire dans vos questionnaires.
! Ne pas confondre : Contact de l'organisation et Contact du projet
Il est important de ne pas confondre la base de contacts de l'organisation et la liste de contacts visibles au niveau du projet.
L'ensemble des contacts collectés ou ajoutés dans tous les projets de l'organisation constituent la base de donnée de l'organisation. Cette base est accessible par les administrateurs uniquement au niveau du menu Organisation en haut à gauche de l'écran.
Les administrateurs de l'organisation disposent d'un accès complet pour créer, éditer et supprimer les contacts. Cette page Communauté permet également de qualifier l'audience en configurant le système de tags.
Note : Ce menu n'est pas visible par les collaborateurs de projets mais seulement par les administrateurs de l'organisation. Si vous avez besoin de modifier des accès, utilisez le module Equipe.
Au niveau des projets individuels, le module Contacts du menu Communauté permet de consulter la liste des contacts associés au projet.
Il n'est pas possible pour un collaborateur de projet de modifier les fiches contacts. Les possibilités d'édition sont restreintes à la modification de certains tags, en fonction des choix des administrateurs.
Exemple : Des collaborateurs d'un projet régional centré sur la Nouvelle-Aquitaine ne verront que les contacts dont le code postal est référencée dans cette région. L'équipe nationale du projet aura de son côté accès à l'ensemble des contacts de l'ensemble des régions.
La base de contacts de votre organisation.
La page Communauté du menu Organisation vous permet de visualiser la liste de tous les contacts de votre organisation en temps réel.
Naviguer dans la base de contacts
Les contacts sont ordonnés par défaut en fonction de leur date de création. L'adresse email du contact ainsi que les Prénom et Nom sont également indiqués. Ces champs apparaissent par défaut et ne sont pas modifiables.
En dessous de l'adresse email, vous retrouverez des informations clés associées au contact : son statut d'inscription à la newsletter (Inscrit/Désincrit), son statut dans l'organisation (Membre ou simple Contact) et sa localisation (code postale ou pays en fonction des données disponibles pour le contact).
Note : Le statut de "Membre" n'est disponible que si votre organisation dispose effectivement d'un espace membre.
Il est possible de filtrer la vue de la base sur ces intitulés en cliquant sur les icones de filtre. Les opérateurs booléens ET et OU vous permettent d'effectuer des filtres avancés pour retrouver rapidement certains contacts.
Au delà des colonnes par défaut, des colonnes additionnelles peuvent être ajoutées directement sur la base de donnée grâce au système de tags principaux (lire l'article). Ces colonnes permettent de modifier intuitivement certains tags associés au contact et ainsi de faciliter le travail des administrateurs.
Ajouter un nouveau contact
La base de contact est conçue pour automatiser l'ajout de contact via l'importation de listes existantes, les réponses aux questionnaires ou au formulaire de newsletter.
Toutefois, il est toujours possible d'ajouter un nouveau contact manuellement en cliquant sur "+ Nouveau contact" en haut à droite du tableau.
L'adresse email est obligatoire pour valider la création.
Attention, dans le cadre du respect du RGPD, il est obligatoire de respecter les préférences des contacts que vous ajoutez. La gestion des préférences (pour être sollicité dans le cadre de votre projet) est également prévue sur la fiche contact.
Une fois la fiche complétée, n'oubliez pas de valider la saisie en cliquant sur "Créer", en bas du formulaire de création.
Garder un historique des interactions
Tout l'intérêt d'une base de contact est de pouvoir conserver un historique des interactions avec vos sympathisants. Cet historique est accessible en cliquant sur un contact depuis la page Communauté.
Vous accéderez ainsi à une fiche récapitulative du contact comprenant les principales informations de son profil et un historique des interactions dans le cadre de campagnes d'emailing et de la réponse à des questionnaires.
Modifier un contact
Une fois créé, un contact reste modifiable à tout moment. Le bouton "Modifier les informations" est accessible depuis la fiche de synthèse de chaque contact. Vous serez alors renvoyé vers le formulaire de création du contact.
